El almacenamiento y la organización de documentos son las funciones más básicas y fundamentales de un DMS. Estas funcionalidades incluyen:

Almacenamiento en la nube seguro: ofrece un espacio centralizado para guardar y organizar documentos con cifrado avanzado, garantizando la seguridad de los datos.

Esta evaluación proporciona una comprensión clara de los requisitos y permite diseñar una solución de gestión documental que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.

De esta forma consiguen desarrollar todo el potencial que permite la centralización de contenido y procesos de negocio.

Gestión centralizada de documentos: organiza y almacena archivos en una plataforma centralizada, facilitando el acceso y la colaboración entre los usuarios autorizados.

Whilst suppliers may vary, cloud-primarily based DMS solutions are answerable for the safety in their customers’ information. A DMS for legislation firms, corporate legal teams, and the public sector sites an even increased emphasis on security, compliance, and backups given that they fully grasp the rigorous benchmarks of confidentiality that should be fulfilled.

Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.

Desde sistemas Sistema de Gestión Documental a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.

En la era electronic, la transformación de los negocios se ha vuelto una necesidad imperante para aquellas empresas que buscan aumentar su competitividad y eficiencia.

Una vez seleccionado el DMS adecuado, es very important planificar cuidadosamente su implementación y establecer un presupuesto realista:

Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta. 

Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.

Los documentos están disponibles en tiempo real en la nube y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.

La integración exitosa garantiza que los datos y la información fluyan sin problemas entre los diferentes sistemas, lo que permite una mayor eficiencia y colaboración en toda la organización. Es importante trabajar en estrecha colaboración con los equipos de TI y los proveedores de software para garantizar una integración exitosa y sin problemas.